檔案整理技能規範

核心理念

幫助 Jeff 整理本機文件，按照統一的規則進行分類管理。

一、命名規則（關鍵！）

✅ 正確做法

在資料夾名稱前面加一個字母字首，格式：字母-原中文名

❌ 錯誤做法

• 把資料夾名改成全拼音（錯誤示例：xuexiziliao）
• 把原中文名改成拼音（錯誤示例：xuexi_ziliao）

字母規則

• 取資料夾名稱第一個字的聲母（拼音首字母）
• 小寫字母
• 已有字首的資料夾保持不變

示例

二、整理流程

1. 掃描分析

• 列出所有檔案和資料夾
• 識別空目錄
• 識別散落檔案（根目錄下的獨立檔案）

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• 瞭解檔案內容分類

2. 建立結構

一級目錄/          ← 按聲母加字首，如 x-學習資料
├── 子目錄1/      ← 中文原名，如 資料分析
├── 子目錄2/
└── 子目錄3/

3. 檔案歸類

• 按內容型別將檔案移動到對應子目錄
• 保持檔案原名不變

4. 收尾工作

• 刪除空目錄
• 檢查根目錄是否還有散落檔案
• 驗證最終結構

三、注意事項

必須遵守

1. 只加字首，不改名 — 字首+原中文名，缺一不可
2. 子目錄保持中文 — 二級及以下目錄不強制加字首，但保持中文原名
3. 刪除空目錄 — 整理後務必清理
4. 確認後再操作 — 遇到不確定的先問 Jeff

常見錯誤清單

❌ 將"學習資料"改成"xuexiziliao"
❌ 將"劉洋分享"改成"liuyangfenxiang"
❌ 將"PPT相關"改成"pptxianggan"
❌ 只改一級目錄，忘了子目錄
❌ 合併不同單位（如廣東中煙≠廣東菸草）

四、單位區分提醒

部分菸草行業單位名稱相似但實際不同，整理時注意區分：

五、使用場景

當 Jeff 要求整理某個資料夾時： 1. 先讀取此 skill 檔案 2. 分析資料夾內容 3. 制定整理方案（先展示，不直接執行） 4. 獲得確認後執行 5. 執行中遵守上述規則

六、示例：Jeff 的文件結構習慣

Jeff 作為軟體公司管理者 + 菸草行業審計專家，文件通常按以下維度分類： - 按客戶/單位（各省級菸草、工業、商業） - 按年份（2024/2025/2026） - 按業務型別（PBC/售前/專案實施/會議紀要） - 按檔案型別（PPT/Excel/Word/PDF）

核心原則：Jeff 的習慣 > 固定規則，靈活調整。

這個Skill質量中等。優點是規則寫得清晰易懂，有具體的例子和注意事項，特別考慮了使用者的實際使用場景。不足之處在於它更像一份操作手冊而不是可以直接使用的工具，缺少實際的執行能力。另外規則定製化程度太高，其他使用者可能不太適用。整體適合參考學習，但實際使用需要手動按照規則操作。