name: word-document-organizer version: 1.0.0 description: 智慧整理Word文件，自動格式化、生成目錄、統一樣式，支援學術/商務/極簡模板 author: Jasper.W tags: [productivity, microsoft-office, document, automation, word] tools: [bash, python]

Word 文件整理助手

智慧識別文件結構，自動應用標準化排版，生成專業目錄，讓文件整理一鍵完成。

觸發條件

當用戶提出以下請求時啟用此技能： - "整理word文件" - "格式化文件" - "生成文件目錄" - "統一文件樣式" - "排版最佳化" - "修復word格式" - "規範文件格式" - "word排版"

引數定義

document_path（必需）

• 型別: string
• 描述: Word文件的完整路徑（支援.docx格式）
• 示例: "C:/Users/Desktop/報告.docx", "/home/user/docs/論文.docx"

operations（可選，預設: all）

• 型別: array[string]
• 描述: 要執行的操作列表
• 可選值:
• format: 格式化段落（行距、間距、字型統一）
• toc: 生成文件目錄
• styles: 應用標準樣式模板
• cleanup: 清理空段落和冗餘格式
• all: 執行所有操作（預設）

style_template（可選，預設: academic）

• 型別: string
• 描述: 樣式模板型別
• 可選值:

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• academic: 學術模板（宋體、層級分明，適合論文/報告）
• business: 商務模板（微軟雅黑、現代簡潔，適合商業文件）
• minimal: 極簡模板（Arial、緊湊排版，適合筆記/草稿）
• default: 預設模板（通用設定）

output_path（可選）

• 型別: string
• 描述: 輸出檔案路徑（預設覆蓋原檔案，建議指定新路徑保留原檔案）
• 示例: "C:/Users/Desktop/報告_整理版.docx"

執行流程

步驟1: 環境檢查與備份

#!/bin/bash
# 檢查檔案存在性
if [ ! -f "${document_path}" ]; then
    echo "錯誤：檔案不存在 ${document_path}"
    echo "請檢查路徑是否正確，或檔案是否被移動/刪除"
    exit 1
fi

# 檢查副檔名
if [[ ! "${document_path}" =~ \.(docx|doc)$ ]]; then
    echo "錯誤：僅支援 .docx 或 .doc 格式"
    exit 1
fi

# 建立時間戳備份
backup_path="${document_path}.backup.$(date +%Y%m%d_%H%M%S)"
cp "${document_path}" "${backup_path}"
echo "已建立備份: ${backup_path}"

步驟2: 安裝Python依賴

#!/bin/bash
# 檢查python-docx是否已安裝
python3 -c "import docx" 2>/dev/null || pip3 install python-docx -q
echo "依賴檢查完成"

步驟3: 執行文件整理（核心Python指令碼）

#!/usr/bin/env python3
# -*- coding: utf-8 -*-

from docx import Document
from docx.shared import Pt, Inches, RGBColor
from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH
from docx.oxml.ns import qn
import sys
import re
import os

# 獲取引數
doc_path = "${document_path}"
output_path = "${output_path}" if "${output_path}" else doc_path
template = "${style_template}"
operations = [op.strip() for op in "${operations}".split(",")] if "${operations}" else ["all"]

print(f"處理檔案: {doc_path}")
print(f"執行操作: {operations}")
print(f"使用模板: {template}")

# 載入文件
try:
    doc = Document(doc_path)
except Exception as e:
    print(f"無法開啟文件: {e}")
    print("提示：請確保文件未被Microsoft Word佔用（關閉Word後重試）")
    sys.exit(1)

# 模板配置
TEMPLATES = {
    "academic": {
        "h1_size": 18, "h2_size": 16, "h3_size": 14, "body_size": 12,
        "h1_font": "黑體", "h2_font": "黑體", "body_font": "宋體",
        "line_spacing": 1.5, "space_after": 6
    },
    "business": {
        "h1_size": 16, "h2_size": 14, "h3_size": 12, "body_size": 11,
        "h1_font": "微軟雅黑", "h2_font": "微軟雅黑", "body_font": "微軟雅黑",
        "line_spacing": 1.5, "space_after": 6
    },
    "minimal": {
        "h1_size": 14, "h2_size": 12, "h3_size": 11, "body_size": 10.5,
        "h1_font": "Arial", "h2_font": "Arial", "body_font": "Arial",
        "line_spacing": 1.15, "space_after": 3
    },
    "default": {
        "h1_size": 16, "h2_size": 14, "h3_size": 12, "body_size": 12,
        "h1_font": "宋體", "h2_font": "宋體", "body_font": "宋體",
        "line_spacing": 1.5, "space_after": 6
    }
}

config = TEMPLATES.get(template, TEMPLATES["academic"])
changes_log = []

# 操作1: 格式化
if "format" in operations or "all" in operations:
    print("正在格式化文件...")
    count = 0
    for para in doc.paragraphs:
        para.paragraph_format.line_spacing = config["line_spacing"]
        para.paragraph_format.space_after = Pt(config["space_after"])
        para.paragraph_format.space_before = Pt(0)

        if not para.style.name.startswith('Heading'):
            for run in para.runs:
                run.font.name = config["body_font"]
                run._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), config["body_font"])
                run.font.size = Pt(config["body_size"])
        count += 1

    changes_log.append(f"格式化 {count} 個段落")

# 操作2: 應用樣式
if "styles" in operations or "all" in operations:
    print("正在應用樣式模板...")
    title_count = 0

    for para in doc.paragraphs:
        text = para.text.strip()
        if not text:
            continue

        if re.match(r'^[第][一二三四五六七八九十\d]+[章\s]|^[\d]+\s*[、.．\s]|^[（(][一二三四五六七八九十]+[)）]', text):
            para.style = doc.styles['Heading 1']
            for run in para.runs:
                run.font.name = config["h1_font"]
                run._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), config["h1_font"])
                run.font.size = Pt(config["h1_size"])
                run.font.bold = True
                run.font.color.rgb = RGBColor(0, 0, 0)
            title_count += 1

        elif re.match(r'^\d+\.\d+[\s.、]|^[（(][\d一二三四五六七八九十]+[)）]', text):
            para.style = doc.styles['Heading 2']
            for run in para.runs:
                run.font.name = config["h2_font"]
                run._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), config["h2_font"])
                run.font.size = Pt(config["h2_size"])
                run.font.bold = True
            title_count += 1

        elif re.match(r'^\d+\.\d+\.\d+|^[（(]\d+[)）]', text):
            para.style = doc.styles['Heading 3']
            for run in para.runs:
                run.font.size = Pt(config["h3_size"])
                run.font.bold = True
            title_count += 1

    changes_log.append(f"識別並格式化 {title_count} 個標題")

# 操作3: 生成目錄
if "toc" in operations or "all" in operations:
    print("正在生成目錄...")

    toc_entries = []
    for para in doc.paragraphs:
        if para.style.name.startswith('Heading'):
            level = int(para.style.name[-1]) if para.style.name[-1].isdigit() else 1
            toc_entries.append((level, para.text.strip()))

    if toc_entries:
        first_para = doc.paragraphs[0]
        toc_title = first_para.insert_paragraph_before("目錄")
        toc_title.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER
        for run in toc_title.runs:
            run.font.size = Pt(config["h1_size"])
            run.font.bold = True
            run.font.name = config["h1_font"]
            run._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), config["h1_font"])

        for level, text in toc_entries[:50]:
            indent = "    " * (level - 1)
            entry_para = first_para.insert_paragraph_before(f"{indent}{text}")
            entry_para.paragraph_format.left_indent = Inches(0.3 * (level - 1))
            for run in entry_para.runs:
                run.font.size = Pt(config["body_size"])

        separator = first_para.insert_paragraph_before("—" * 30)
        separator.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER

        changes_log.append(f"生成目錄，包含 {len(toc_entries)} 個條目")
    else:
        changes_log.append("未檢測到標題結構，跳過目錄生成")

# 操作4: 清理
if "cleanup" in operations or "all" in operations:
    print("正在清理冗餘內容...")
    removed = 0
    prev_empty = False

    for i in range(len(doc.paragraphs) - 1, -1, -1):
        para = doc.paragraphs[i]
        is_empty = not para.text.strip()

        if is_empty and prev_empty:
            p_element = para._element
            p_element.getparent().remove(p_element)
            removed += 1
        prev_empty = is_empty

    changes_log.append(f"刪除 {removed} 個冗餘空段落")

# 儲存文件
try:
    doc.save(output_path)
    print(f"文件已儲存: {output_path}")
except Exception as e:
    print(f"儲存失敗: {e}")
    sys.exit(1)

print("
" + "="*50)
print("整理報告")
print("="*50)
for log in changes_log:
    print(log)
print("="*50)
print("文件整理完成！")

步驟4: 驗證輸出

#!/bin/bash
if [ -f "${output_path}" ]; then
    file_size=$(ls -lh "${output_path}" | awk '{print $5}')
    echo "輸出檔案: ${output_path} (${file_size})"
    echo "提示：原檔案已備份，如有問題可恢復"
else
    echo "錯誤：輸出檔案未生成"
    exit 1
fi

使用示例

示例1: 全面整理（推薦）

整理文件 C:/Users/Desktop/畢業論文.docx，使用學術模板，執行所有操作，輸出到 C:/Users/Desktop/畢業論文_整理版.docx

示例2: 僅格式化和生成目錄

格式化 C:/Docs/報告.docx，操作包括format,toc，模板用business

錯誤處理

安全說明

• 本地執行: 所有操作在本地完成，不上傳任何檔案到雲端
• 自動備份: 每次執行自動建立帶時間戳的備份
• 原子操作: 失敗時不會損壞原檔案（先處理再儲存）
• 許可權最小化: 僅需檔案讀寫許可權，無需網路或系統管理許可權

這是一款功能較為完善的 Word 文件整理工具，勝在模板實用、操作靈活，能滿足學術、商務等多種排版需求，自動備份設計讓使用更安心。不足之處是標題識別依賴簡單規則，複雜文件可能識別不準確，缺少批次處理功能，大檔案整理時效率可能偏低。總體而言，適合日常單文件整理場景使用，但在專業度要求較高的場合還有提升空間。